Ingresos, ¿Qué son los ingresos en el catálogo de cuentas?
Bueno, normalmente estas cuentas almacenan la información que proviene del registro de las facturas de venta, claro que también tiene la parte de las notas de crédito, los descuentos y las devoluciones.
Algunas empresas utilizan un solo nivel de cuentas donde se registran tanto las ventas como los descuentos y devoluciones lo que representa entonces una venta neta.
¿Cuánto se ha dado de descuentos de venta? Ni idea, suma las notas de crédito.
Pero ¿y si se dieron descuentos de venta en línea de venta o por toda la factura? Revisa cada factura y ve si hubo descuento y lo sumas aparte.
Mmm, ¿no hay alguna manera de tener la información de manera sencilla? Si, simplemente separa las cuentas por su tipo de operación, por ejemplo
41 seria ventas
42 serían descuentos de venta en la venta
43 serían las devoluciones
Por lo tanto, 41-42-43 daría la venta neta.
Ok, se ve bien la idea, pero si además de saber cuánto vendimos y los descuentos otorgados, si quisiera saber una especie de separación por lo que vendemos, ¿Cómo se podría realizar?
Bueno, aquí ya podemos definir dos esquemas, el antiguo (netamente contable) y el que utiliza la funcionalidad de dimensiones que es una de las fortalezas del ERP además de ser una forma más moderna de reporte y registro.
Cuando hablamos del esquema antiguo es definir cuentas por cada tipo de operación o por cada tipo de ingreso posible acorde a la actividad de la empresa.
Por ejemplo, si la empresa se dedica a vender servicios, se crean cuentas por cada tipo de servicio proporcionado; si vende productos, podría ser por cada gran grupo de productos acorde a una clasificación solicitada más que nada por el área de ventas o la dirección, no tanto por fines contables ya que para contabilidad debería ser solo el número, pero en las empresas que trabajan en modo antiguo, el contador debe de dar respuesta a las preguntas tipo
¿Cuánto vendimos de “X” producto?
¿y cuánto se vendió de “Y” tipo de productos?
Es decir, preguntas que debería contestar ventas y no aparecer a fuerzas en el balance o en el estado de resultados.
En la otra opción, podríamos separar las ventas por el tipo de venta a reportar ante la autoridad por el tipo de impuesto, sería algo más adecuado a las necesidades de un contador, por ejemplo, ventas al 16% de IVA, al 8 y exentas. Otra opción podría ser ventas a clientes que no son socios o intercompañías y las ventas intercompañías.
Una de las primeras cosas que yo hago cuando hay proyecto nuevo, es ver el sitio web de la empresa que implementará Business Central, normalmente podemos encontrar ahí que es lo que vende o de que obtiene sus ingresos y a partir de ahí podemos comenzar a pensar en las dimensiones de productos y/o servicios, y el registro contable que requeriremos.
En el momento que inicia el proyecto (junta de kick-off), se deberá solicitar el catálogo de cuentas actual, los reportes contables principales como balance, balanza, estado de resultados y los reportes principales de ventas.
Con esta información, podemos diseñar el plan de cuentas para ingresos y los diferentes grupos contables que usaremos, así como las dimensiones de productos y/o servicios.
Antes de proceder con el diseño, el consultor debe entender cómo se vende en el sistema, es decir, cuando vendemos servicios podemos utilizar cuentas contables o productos tipo servicio, cuando vendemos productos, necesitamos obligatoriamente productos.
Vamos a poner un ejemplo de una empresa de servicios.
Inicialmente deberemos de elegir el uso de cuentas o productos tipo servicios; habrá que explicarnos muy bien la razón de la elección que hagamos para poder justificarlo ante el cliente y sobre todo vendérselo al cliente.
Si nos decantamos por cuentas contables, el contador se sentirá en su elemento. Daremos de alta inicialmente una cuenta contable de ingresos para registrar ahí las ventas. Se deberá configurar con el tipo de registro como Venta con grupo contable de negocio general definido como nacional, se podría definir un grupo de producto tipo servicios y los grupos de IVA de negocio y IVA de producto.
En este momento haremos un stop y hablaremos de las dimensiones.
Una de las funcionalidades mas poderosas de Business Central (y Dynamics NAV, NAV, Navision) son las dimensiones y su manejo, también es una de las funcionalidades menos entendidas y mas desaprovechadas por los consultores y usuarios a nivel general.
Las dimensiones son marcadores en el sistema que nos permite analizar la información generada por los diferente movimientos y documentos agrupando dichos registros de manera lógica, el ejemplo principal para un contador seria centros de costos o centros de beneficio.
Los gastos normalmente se registran por centro de costos, pero pensemos en centros de beneficio, es decir, ¿dónde hice la venta?
Si tenemos tiendas o bodegas donde se realizan ventas, cada tienda o bodega es un centro de costos porque ahí registramos nominas, servicios, gastos, etc. Pero al registrar las ventas los convertimos en centros de beneficio porque a los gastos y costos ahora los podemos comparar con las ventas e ingresos y la diferencia entre ambos sería el beneficio o utilidad por cada tienda o almacén lo que sumado a nivel empresa sería el beneficio de la empresa por sus ventas vs. sus costos.
Si hacemos el símil con el catálogo de cuentas, seria abrir una cuenta contable por cada tienda o almacén e ir registrando los ingresos contra esas cuentas, lógicamente se tendrían que abrir cuentas de gastos por cada una de esas tiendas o almacenes y finalmente las cuentas de compras y costos de venta por la misma razón, para poder analizar luego las cuentas sumando cada una por su tienda o almacén.
Si lo hacemos contablemente, se tendría que crear una estructura similar a la siguiente:
Pero resulta que debemos separar las devoluciones y descuentos entonces creceremos otras n-cuentas
Ahora bien, para poder sacar las ventas seria sumar:
“400-100-000″ – “400-200-000” – “400-300-000”
¿Qué pasa si nos piden las ventas de la tienda 4?
“400-100-003″ – “400-200-003” – “400-300-003”
¿Y si nos piden la utilidad de la tienda 4?
“400-100-003″ – “400-200-003” – “400-300-003” + “500-100-003” – “500-200-003” – “600-100-003”
Entonces a la hora de “reportear” se comienza a complicar el asunto.
Así como se creo la sub subcuenta seria posible tener 999 tiendas, ¿qué pasa si tenemos mas tiendas?
Ahora bien, aunque podemos tener muchas cuentas, se comienza a complicar si queremos ver además las ventas por producto o tipo de producto o por tasa de IVA, tal vez podríamos poner la subcuenta como tienda y la sub subcuenta en el tercer nivel teniendo la posibilidad de tener 999 tiendas con 999 agrupaciones de productos.
Lo que nos da 998,001 posibles combinaciones de cuentas, un mundo.
¿Daría resultado algo así?
Por supuesto, la prueba está en que muchas aplicaciones contables (y ERP´s) trabajan de esa manera.
¿Es práctico y manejable?
Claro que si, solo requieres tener un control sobre las cuentas dadas de alta cada vez que requieres una, adecuar los reportes existentes en Excel y validar las sumas de cada una de las cuentas de mayor y subcuentas para poder cuadrar todo.
Si tomamos en cuenta los centros de costos, digamos que la separación por centro de costo a nivel cuenta contable quedaría totalmente descartado porque podemos crear los centros de costo con 10 caracteres en su código de centro de costo y si son números, podríamos tener 9,999,999,999 centro de costos sin agregar una sola cuenta para eso.
¿Y los productos o grupos de productos?
Pues igualmente podemos agruparlos de una manera acorde a las necesidades de reporteo de ventas y asignarla a la operación de manera que no sea necesario separarlo en las cuentas tampoco.
Por ejemplo, podemos usar la siguiente distribución:
Por ejemplo, al registrar una venta de productos, caería contra la cuenta 40101, pero si usamos la dimensión por centro de costos/beneficio
Entonces la venta tendría un “marcador” de centro de costos 120001 para la venta de producto en la tienda Z2 Tienda 1 por lo que el asiento de la cuenta quedaría contra la cuenta 40101 con Ccostos 120001
Si a eso le ponemos la dimensión producto, por ejemplo:
Ahora bien, con esta dimensión seria un registro de la venta de producto (40101) con el CCostos (120001) y el producto vendido pertenece a la dimensión productos por lo que veremos la asignación posiblemente a la 120502
Para poder analizar tendríamos que elegir
Quedando algo similar a
Ahora bien, si queremos lograr un estado de resultados de una sola tienda, ¿Cómo se podría hacer?
Por ejemplo, en el filtro de centro de costos 1510 que corresponde a la zona de ventas 1
Como se puede ver en al pantalla anterior, se muestra toda la operación contable relacionada para una sola tienda o almacén.
¿Y los productos?
Veamos primero sin filtro
Ahora aplicamos los filtros
Y vemos el resultado
Entonces, ¿cuál sería la configuración optima de cuentas de ventas?
A nivel de cuentas, la cantidad de cuentas puede ser pocas o muchas dependiendo de si se definen correctamente las dimensiones de centros de costos y productos; entonces tendríamos que crear Grupos de Negocio (Nacional) y Producto General (Productos) que aplique contra la cuenta 40101
Y en la venta quedaría así:
Con lo que el registro contable se registraría de la siguiente manera
Como puede verse, la parte de costo de ventas está en dorado y con todo esto podríamos manejar el catálogo de cuentas 5 (compras y costos) a pocas cuentas y finalmente, los gastos también funcionarían de la misma manera.
Entonces las cuentas de ventas pueden ser pocas en el catalogo y tener mucha funcionalidad de análisis, por cierto, que pasa con las ventas intercompañias que se mencionaron previamente, ¿seria necesario alguna configuración extra?
si, se requeriría crear las cuentas de ventas intercompañias, lo mismo clientes intercompañias y los grupos de registro necesarios quedando el mismo pedido como sigue a continuación:
Como puede observarse en los recuadros rojos, la cuenta ahora es la 401100 que corresponde a Ventas al 16 IC Nales (InterCompañias Nacionales) pero las dimensiones siguen siendo validas (1510 y 1220) y la cuenta de clientes (recuadro verde) es la cuenta de clientes Intercompañia por ser parte relacionada.
Entonces la base de configuración debería ser pensada en como queremos reportar las ventas tomando las dimensiones y grupos de productos.
Finalmente establezcamos algunos temas.
¿Se requiere un catalogo de cuentas muy grande? No, puede tener lo necesario acorde a las capacidades de análisis en base a dimensiones de centros de costo.
¿Se requiere abrir todas las cuentas por centro de costos? No, puede tener lo necesario acorde a las capacidades de análisis en base a dimensiones de centros de costo.
¿Deberíamos abrir las cuentas de ingresos o ventas por todos los tipos de ventas o productos? No, puede tener lo necesario acorde a las capacidades de análisis en base a dimensiones de productos.
¿Las dimensiones podrían ser algo como el segundo nivel de cuentas? Estoy entendiendo eso, ¿es correcta esa apreciación? la respuesta es si, podríamos darle esa aproximación a las dimensiones globales 1 y 2 porque quedan registradas en TODOS los movimientos que generen un asiento contable.
¿Se pueden modificar dimensiones después de que las haya utilizado? Si, sin embargo, el tiempo de aplicación del cambio puede ser largo o corto en función a la cantidad de registros a actualizar.
¿Que pasa si me equivoco en un documento al asignar el centro de costos? supongo que quedaría mal registrado el asiento contable ¿es posible corregirlo? SI, existe la posibilidad de corregir un error mediante la corrección de dimensiones que es una funcionalidad estándar del sistema.
Como en cualquier otro tema de Business Central (y cualquier ERP), el éxito de la implementación depende de muchos factores, tanto técnicos como humanos; la configuración contable es una de las tareas mas importantes del proyecto, si no hay un intento de entendimiento por parte de los usuarios contadores de como pueden manejarse las cosas y solo se desea repetir en el ERP las mismas configuraciones y el mismo modelo de trabajo de la aplicación o proceso existente, el resultado será tener una nueva herramienta que funciona exactamente igual a la antigua, con sus mismas carencias y problemas actuales, sin ninguna mejora o cambio, y lo mas importante, la empresa pagará para obtener lo mismo.
Lo mismo aplica para un consultor que no presenta las opciones disponibles, cuales son las ventajas y desventajas de un modelo u otro o que no se capacita en las diferentes opciones disponibles en el ERP.
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