El escenario siguiente es muy normal:
La empresa al fin decidió o fue obligada por el mercado o la competencia a decidirse por la adquisición de un nuevo sistema que le permita controlar su crecimiento. Esto porque el personal ya no puede controlar tantos registros y operaciones en lo que usen actualmente.
En esa empresa, pueden existir un conjunto de programas adquiridos hace mucho tiempo para controlar contabilidad, ventas, compras, almacén, etc. y todos esos programas están desconectados; no hay una unión de datos y cada área maneja su propia información.
Uno de los departamentos que mas sufre con esto es contabilidad, esto porque recibe información de todas las áreas, a veces en Excel, a veces en txt, mucha ocasiones en documentos que debe recapturar; y al final de todo eso, la dirección solicita reportes con detalle.
Llega el fin de mes y dirección pide las compras, Compras entrega sus propios números, normalmente con muchas graficas y dibujos que se vena ganadores, llega contabilidad con su estado de resultados, balance y balanza y no cuadra, contabilidad tiene una cantidad diferente de lo que presenta compras.
El Director se enciende inmediatamente exigiendo una clarificación en cual dato es el correcto, ambos departamentos dicen que el suyo; compras presenta un detalle, contabilidad otro.
Finalmente, se establece un procedimiento:
Previo a la reunión, se deberá realizar un “cuadre” entre la información de cada departamento con el fin de evitar discrepancias en la información que será entregada.
Esto se convierte en ley grabada en piedra.
Cuando llega la posibilidad de adquirir un nuevo software, esa ley es exigible para el nuevo programa, no importa como trabaje el nuevo sistema, simplemente contabilidad lo hace exigible sin ver si hay otras opciones de control.
¿Les suena el escenario?
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