Business Central Implementación – Definiciones iniciales contables 05

Iniciemos con la sección de Gastos.

Normalmente en la antigüedad, los contadores creaban una serie de cuentas con subcuentas y sub-subcuentas para poder poner los gastos por centros de costos y/o departamentos. De esta manera podían registrar los gastos de papelería en los 10 centros de costos creados de manera que podían decir cuánto se había gastado en hojas de papel para las maquinas de escribir por cada departamento después de registrar todo en sus hojas de contabilidad de 8 columnas (al parecer aún se utilizan en Chile así que los que aun tengan esas hojas deberían de exportarlas allá) y después cargar y abonar en sus T´s de mayor.

El uso de centros de costos o beneficio permite llevar la contabilidad por cada una de las sucursales o departamentos de manera que se pueda obtener información de cada uno para verificar donde y porque gastamos mas en cada empresa. Esto también ayuda a saber la rentabilidad por cada centro de costos si además de los gastos ponemos los ingresos y costos.

Si se cuenta con sucursales, es normal que se solicite a contabilidad la rentabilidad de cada sucursal y en función a ciertos parámetros de beneficio, se puede tomar la decisión de si es rentable mantenerla abierta o mover el inventario a otra sucursal y cerrar o cambiar a un local más económico.

Ahora bien, ¿cómo podemos lograr lo anterior?

Forma antigua – Se creará la cuenta de gastos y se generará tantas veces como centros de costos se tengan en la empresa, se crearán las subcuentas de gastos para cada centro de costos y dependiendo el nivel de agrupación y detalle deseado, se crearán las subsubcuentas necesarias. El resultado de esto es una gran cantidad de cuentas en el catálogo de cuentas como se muestra en la siguiente imagen (solo una parte)

Vamos a pensar en una compra de gastos de papelería para los diferentes departamentos de la empresa; 5 departamentos, 5 líneas, 5 cuentas diferentes.

En este esquema de trabajo, tendremos muchas cuentas y dependerá de como se realicen las compras en la empresa si utilizamos esta forma de catalogo; pensemos en el siguiente escenario:

Se determina por parte del cliente que cada centro de costos generará sus propias compras y llevará también así su control presupuestal.

En este escenario, el manejar la misma cuenta por cada centro de costos podría ser viable dado que podríamos incluso limitar la visibilidad de las cuentas mediante permisos de seguridad o centros de responsabilidad.

Esto claro está, cuando se tiene la captura por personal asignado al área y no es general a todos los centros de costos. Pensemos en una empresa con varias oficinas o sucursales en diferentes áreas geográficas, otra opción seria que cada área o departamento cuenta con personal propio para la captura de sus compras o gastos.

¿Y qué pasa con los reportes? ¿se verán todas esas cuentas?

Para eso tenemos dos opciones, las categorías de cuentas y los informes financieros.

Las categorías de cuenta nos permiten ver de una manera lógica y agrupada la información contable además de que podemos crear y modificar las subcategorías así como las cuentas que son sumadas en cada agrupación.

En el caso de la información para impresión y/o exportación a Excel, igualmente se podrán definir filas donde se sumen cuentas o rangos de cuentas acorde a como se desea presentar la información.

Como puede observarse, el sistema funciona y da la información por cada cuenta, por cada centro de costos y consolidada simplemente eligiendo el tipo de reporte o visualización filtrado por los datos que estamos buscando.

¿Implica mas trabajo? por supuesto que si, se deben crear los reportes e informes financieros con los niveles de sumatoria deseados, pero esto se hace solo una vez o cada que se agregue una cuenta nueva a algún centro de costos o varios; igual dependerá de como filtremos ya que si usamos rangos, será mas sencillo cubrir escenarios futuros de forma automática (por ejemplo 601-200-* que abarca del 001 al 999).

Ahora bien, esta la opción de utilizar los centros de costos en las dimensiones de Business Central para evitar el uso de tantas cuentas, con esto reducimos cuentas en el catalogo, facilitamos el análisis a nivel general y a nivel detalle por dimensiones.

A continuación se muestra una primera definición de dimensiones de centros de costos, como puede deducirse, es un nivel del catálogo de cuentas sin ser parte del catálogo.

Este escenario serviría para una empresa de servicios, comercializadora, distribuidora que solo tenga una locación física, la cuenta de gasto podría definirse por gasto-departamento de la siguiente manera:

Es decir, se captura la cuenta del gasto, se define cantidad y costo, se elige el departamento o centro de costos, y ¿que pasa si la cuenta se debe dividir entre dos o mas departamentos?, simplemente se ponen mas líneas de compra (una por cada centro de costos), la cantidad y el importe.

A nivel análisis podremos utilizar los informes financieros y filtrarlos por centro de costos para ver la o las dimensiones requeridas incluso en diferentes columnas, sin embargo no se puede realizar este análisis por la opción de categorías de cuenta.

Ahora bien, ¿que pasa si la empresa tiene dos locaciones de almacén, en distinto lugar geográfico?

Podríamos generar un nuevo nivel en las dimensiones de centro de costos como se muestra a continuación:

En este caso, podríamos separar los gastos por cada almacén físico en lugar de crear una cuenta por cada tipo de gasto por cada almacén físico en el catálogo (pensemos en 5 almacenes con 60 cuentas de gasto, 300 cuentas de gasto en total mas sumatorias mas las cuentas de otros departamentos).

¿Cuál es la mejor estrategia?

Dependerá de lo que busque el cliente, en ambos casos se puede obtener la información pero utilizando el modelo antiguo, tendremos que crear mas reportes cuando se habla de análisis por centro de costo, en cualquier caso, el modelo de captura será muy similar porque no solamente podemos filtrar por permisos, si quisiéramos filtrar que un usuario solo aplique a un centro de costos, se podría mediante filtrado de dimensiones.