{"id":607,"date":"2024-07-02T15:10:49","date_gmt":"2024-07-02T21:10:49","guid":{"rendered":"https:\/\/fbedolla.com\/?p=607"},"modified":"2024-07-02T15:11:05","modified_gmt":"2024-07-02T21:11:05","slug":"business-central-implementacion-definiciones-iniciales-contables-05","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/fbedolla.com\/index.php\/2024\/07\/02\/business-central-implementacion-definiciones-iniciales-contables-05\/","title":{"rendered":"Business Central Implementaci\u00f3n \u2013 Definiciones iniciales contables 05"},"content":{"rendered":"\n

Iniciemos con la secci\u00f3n de Gastos.<\/p>\n\n\n\n

Normalmente en la antig\u00fcedad, los contadores creaban una serie de cuentas con subcuentas y sub-subcuentas para poder poner los gastos por centros de costos y\/o departamentos. De esta manera pod\u00edan registrar los gastos de papeler\u00eda en los 10 centros de costos creados de manera que pod\u00edan decir cu\u00e1nto se hab\u00eda gastado en hojas de papel para las maquinas de escribir por cada departamento despu\u00e9s de registrar todo en sus hojas de contabilidad de 8 columnas (al parecer a\u00fan se utilizan en Chile as\u00ed que los que aun tengan esas hojas deber\u00edan de exportarlas all\u00e1) y despu\u00e9s cargar y abonar en sus T\u00b4s de mayor.<\/p>\n\n\n\n

El uso de centros de costos o beneficio permite llevar la contabilidad por cada una de las sucursales o departamentos de manera que se pueda obtener informaci\u00f3n de cada uno para verificar donde y porque gastamos mas en cada empresa. Esto tambi\u00e9n ayuda a saber la rentabilidad por cada centro de costos si adem\u00e1s de los gastos ponemos los ingresos y costos.<\/p>\n\n\n\n

Si se cuenta con sucursales, es normal que se solicite a contabilidad la rentabilidad de cada sucursal y en funci\u00f3n a ciertos par\u00e1metros de beneficio, se puede tomar la decisi\u00f3n de si es rentable mantenerla abierta o mover el inventario a otra sucursal y cerrar o cambiar a un local m\u00e1s econ\u00f3mico.<\/p>\n\n\n\n

Ahora bien, \u00bfc\u00f3mo podemos lograr lo anterior?<\/p>\n\n\n\n

Forma antigua \u2013 Se crear\u00e1 la cuenta de gastos y se generar\u00e1 tantas veces como centros de costos se tengan en la empresa, se crear\u00e1n las subcuentas de gastos para cada centro de costos y dependiendo el nivel de agrupaci\u00f3n y detalle deseado, se crear\u00e1n las subsubcuentas necesarias. El resultado de esto es una gran cantidad de cuentas en el cat\u00e1logo de cuentas como se muestra en la siguiente imagen (solo una parte)<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Vamos a pensar en una compra de gastos de papeler\u00eda para los diferentes departamentos de la empresa; 5 departamentos, 5 l\u00edneas, 5 cuentas diferentes.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

En este esquema de trabajo, tendremos muchas cuentas y depender\u00e1 de como se realicen las compras en la empresa si utilizamos esta forma de catalogo; pensemos en el siguiente escenario:<\/p>\n\n\n\n

Se determina por parte del cliente que cada centro de costos generar\u00e1 sus propias compras y llevar\u00e1 tambi\u00e9n as\u00ed su control presupuestal.<\/p>\n\n\n\n

En este escenario, el manejar la misma cuenta por cada centro de costos podr\u00eda ser viable dado que podr\u00edamos incluso limitar la visibilidad de las cuentas mediante permisos de seguridad o centros de responsabilidad.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Esto claro est\u00e1, cuando se tiene la captura por personal asignado al \u00e1rea y no es general a todos los centros de costos. Pensemos en una empresa con varias oficinas o sucursales en diferentes \u00e1reas geogr\u00e1ficas, otra opci\u00f3n seria que cada \u00e1rea o departamento cuenta con personal propio para la captura de sus compras o gastos. <\/p>\n\n\n\n

\u00bfY qu\u00e9 pasa con los reportes? \u00bfse ver\u00e1n todas esas cuentas?<\/p>\n\n\n\n

Para eso tenemos dos opciones, las categor\u00edas de cuentas y los informes financieros.<\/p>\n\n\n\n

Las categor\u00edas de cuenta nos permiten ver de una manera l\u00f3gica y agrupada la informaci\u00f3n contable adem\u00e1s de que podemos crear y modificar las subcategor\u00edas as\u00ed como las cuentas que son sumadas en cada agrupaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

En el caso de la informaci\u00f3n para impresi\u00f3n y\/o exportaci\u00f3n a Excel, igualmente se podr\u00e1n definir filas donde se sumen cuentas o rangos de cuentas acorde a como se desea presentar la informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Como puede observarse, el sistema funciona y da la informaci\u00f3n por cada cuenta, por cada centro de costos y consolidada simplemente eligiendo el tipo de reporte o visualizaci\u00f3n filtrado por los datos que estamos buscando.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfImplica mas trabajo? por supuesto que si, se deben crear los reportes e informes financieros con los niveles de sumatoria deseados, pero esto se hace solo una vez o cada que se agregue una cuenta nueva a alg\u00fan centro de costos o varios; igual depender\u00e1 de como filtremos ya que si usamos rangos, ser\u00e1 mas sencillo cubrir escenarios futuros de forma autom\u00e1tica (por ejemplo 601-200-* que abarca del 001 al 999).<\/p>\n\n\n\n

Ahora bien, esta la opci\u00f3n de utilizar los centros de costos en las dimensiones de Business Central para evitar el uso de tantas cuentas, con esto reducimos cuentas en el catalogo, facilitamos el an\u00e1lisis a nivel general y a nivel detalle por dimensiones. <\/p>\n\n\n\n

A continuaci\u00f3n se muestra una primera definici\u00f3n de dimensiones de centros de costos, como puede deducirse, es un nivel del cat\u00e1logo de cuentas sin ser parte del cat\u00e1logo.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Este escenario servir\u00eda para una empresa de servicios, comercializadora, distribuidora que solo tenga una locaci\u00f3n f\u00edsica, la cuenta de gasto podr\u00eda definirse por gasto-departamento de la siguiente manera:<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Es decir, se captura la cuenta del gasto, se define cantidad y costo, se elige el departamento o centro de costos, y \u00bfque pasa si la cuenta se debe dividir entre dos o mas departamentos?, simplemente se ponen mas l\u00edneas de compra (una por cada centro de costos), la cantidad y el importe.<\/p>\n\n\n\n

A nivel an\u00e1lisis podremos utilizar los informes financieros y filtrarlos por centro de costos para ver la o las dimensiones requeridas incluso en diferentes columnas, sin embargo no se puede realizar este an\u00e1lisis por la opci\u00f3n de categor\u00edas de cuenta.<\/p>\n\n\n\n

Ahora bien, \u00bfque pasa si la empresa tiene dos locaciones de almac\u00e9n, en distinto lugar geogr\u00e1fico?<\/p>\n\n\n\n

Podr\u00edamos generar un nuevo nivel en las dimensiones de centro de costos como se muestra a continuaci\u00f3n:<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/p>\n\n\n\n

En este caso, podr\u00edamos separar los gastos por cada almac\u00e9n f\u00edsico en lugar de crear una cuenta por cada tipo de gasto por cada almac\u00e9n f\u00edsico en el cat\u00e1logo (pensemos en 5 almacenes con 60 cuentas de gasto, 300 cuentas de gasto en total mas sumatorias mas las cuentas de otros departamentos).<\/p>\n\n\n\n

\u00bfCu\u00e1l es la mejor estrategia?<\/p>\n\n\n\n

Depender\u00e1 de lo que busque el cliente, en ambos casos se puede obtener la informaci\u00f3n pero utilizando el modelo antiguo, tendremos que crear mas reportes cuando se habla de an\u00e1lisis por centro de costo, en cualquier caso, el modelo de captura ser\u00e1 muy similar porque no solamente podemos filtrar por permisos, si quisi\u00e9ramos filtrar que un usuario solo aplique a un centro de costos, se podr\u00eda mediante filtrado de dimensiones.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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