{"id":573,"date":"2023-06-22T16:46:44","date_gmt":"2023-06-22T22:46:44","guid":{"rendered":"https:\/\/fbedolla.com\/?p=573"},"modified":"2023-06-22T17:03:01","modified_gmt":"2023-06-22T23:03:01","slug":"business-central-implementacion-definiciones-iniciales-contables-03","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/fbedolla.com\/index.php\/2023\/06\/22\/business-central-implementacion-definiciones-iniciales-contables-03\/","title":{"rendered":"Business Central Implementaci\u00f3n \u2013 Definiciones iniciales contables 03"},"content":{"rendered":"\n

Ingresos, \u00bfQu\u00e9 son los ingresos en el cat\u00e1logo de cuentas?<\/p>\n\n\n\n

Bueno, normalmente estas cuentas almacenan la informaci\u00f3n que proviene del registro de las facturas de venta, claro que tambi\u00e9n tiene la parte de las notas de cr\u00e9dito, los descuentos y las devoluciones.<\/p>\n\n\n\n

Algunas empresas utilizan un solo nivel de cuentas donde se registran tanto las ventas como los descuentos y devoluciones lo que representa entonces una venta neta.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfCu\u00e1nto se ha dado de descuentos de venta? Ni idea, suma las notas de cr\u00e9dito.<\/p>\n\n\n\n

Pero \u00bfy si se dieron descuentos de venta en l\u00ednea de venta o por toda la factura? Revisa cada factura y ve si hubo descuento y lo sumas aparte.<\/p>\n\n\n\n

Mmm, \u00bfno hay alguna manera de tener la informaci\u00f3n de manera sencilla? Si, simplemente separa las cuentas por su tipo de operaci\u00f3n, por ejemplo<\/p>\n\n\n\n

41 seria ventas<\/p>\n\n\n\n

42 ser\u00edan descuentos de venta en la venta<\/p>\n\n\n\n

43 ser\u00edan las devoluciones<\/p>\n\n\n\n

Por lo tanto, 41-42-43 dar\u00eda la venta neta.<\/p>\n\n\n\n

Ok, se ve bien la idea, pero si adem\u00e1s de saber cu\u00e1nto vendimos y los descuentos otorgados, si quisiera saber una especie de separaci\u00f3n por lo que vendemos, \u00bfC\u00f3mo se podr\u00eda realizar?<\/p>\n\n\n\n

Bueno, aqu\u00ed ya podemos definir dos esquemas, el antiguo (netamente contable) y el que utiliza la funcionalidad de dimensiones que es una de las fortalezas del ERP adem\u00e1s de ser una forma m\u00e1s moderna de reporte y registro.<\/p>\n\n\n\n

Cuando hablamos del esquema antiguo es definir cuentas por cada tipo de operaci\u00f3n o por cada tipo de ingreso posible acorde a la actividad de la empresa.<\/p>\n\n\n\n

Por ejemplo, si la empresa se dedica a vender servicios, se crean cuentas por cada tipo de servicio proporcionado; si vende productos, podr\u00eda ser por cada gran grupo de productos acorde a una clasificaci\u00f3n solicitada m\u00e1s que nada por el \u00e1rea de ventas o la direcci\u00f3n, no tanto por fines contables ya que para contabilidad deber\u00eda ser solo el n\u00famero, pero en las empresas que trabajan en modo antiguo, el contador debe de dar respuesta a las preguntas tipo <\/p>\n\n\n\n

\u00bfCu\u00e1nto vendimos de “X” producto?<\/p>\n\n\n\n

\u00bfy cu\u00e1nto se vendi\u00f3 de “Y” tipo de productos? <\/p>\n\n\n\n

Es decir, preguntas que deber\u00eda contestar ventas y no aparecer a fuerzas en el balance o en el estado de resultados.<\/p>\n\n\n\n

En la otra opci\u00f3n, podr\u00edamos separar las ventas por el tipo de venta a reportar ante la autoridad por el tipo de impuesto, ser\u00eda algo m\u00e1s adecuado a las necesidades de un contador, por ejemplo, ventas al 16% de IVA, al 8 y exentas. Otra opci\u00f3n podr\u00eda ser ventas a clientes que no son socios o intercompa\u00f1\u00edas y las ventas intercompa\u00f1\u00edas.<\/p>\n\n\n\n

Una de las primeras cosas que yo hago cuando hay proyecto nuevo, es ver el sitio web de la empresa que implementar\u00e1 Business Central, normalmente podemos encontrar ah\u00ed que es lo que vende o de que obtiene sus ingresos y a partir de ah\u00ed podemos comenzar a pensar en las dimensiones de productos y\/o servicios, y el registro contable que requeriremos.<\/p>\n\n\n\n

En el momento que inicia el proyecto (junta de kick-off), se deber\u00e1 solicitar el cat\u00e1logo de cuentas actual, los reportes contables principales como balance, balanza, estado de resultados y los reportes principales de ventas.<\/p>\n\n\n\n

Con esta informaci\u00f3n, podemos dise\u00f1ar el plan de cuentas para ingresos y los diferentes grupos contables que usaremos, as\u00ed como las dimensiones de productos y\/o servicios.<\/p>\n\n\n\n

Antes de proceder con el dise\u00f1o, el consultor debe entender c\u00f3mo se vende en el sistema, es decir, cuando vendemos servicios podemos utilizar cuentas contables o productos tipo servicio, cuando vendemos productos, necesitamos obligatoriamente productos.<\/p>\n\n\n\n

Vamos a poner un ejemplo de una empresa de servicios.<\/p>\n\n\n\n

Inicialmente deberemos de elegir el uso de cuentas o productos tipo servicios; habr\u00e1 que explicarnos muy bien la raz\u00f3n de la elecci\u00f3n que hagamos para poder justificarlo ante el cliente y sobre todo vend\u00e9rselo al cliente.<\/p>\n\n\n\n

Si nos decantamos por cuentas contables, el contador se sentir\u00e1 en su elemento. Daremos de alta inicialmente una cuenta contable de ingresos para registrar ah\u00ed las ventas. Se deber\u00e1 configurar con el tipo de registro como Venta con grupo contable de negocio general definido como nacional, se podr\u00eda definir un grupo de producto tipo servicios y los grupos de IVA de negocio y IVA de producto.<\/p>\n\n\n\n

En este momento haremos un stop y hablaremos de las dimensiones.<\/p>\n\n\n\n

Una de las funcionalidades mas poderosas de Business Central (y Dynamics NAV, NAV, Navision) son las dimensiones y su manejo, tambi\u00e9n es una de las funcionalidades menos entendidas y mas desaprovechadas por los consultores y usuarios a nivel general.<\/p>\n\n\n\n

Las dimensiones son marcadores en el sistema que nos permite analizar la informaci\u00f3n generada por los diferente movimientos y documentos agrupando dichos registros de manera l\u00f3gica, el ejemplo principal para un contador seria centros de costos o centros de beneficio.<\/p>\n\n\n\n

Los gastos normalmente se registran por centro de costos, pero pensemos en centros de beneficio, es decir, \u00bfd\u00f3nde hice la venta?<\/p>\n\n\n\n

Si tenemos tiendas o bodegas donde se realizan ventas, cada tienda o bodega es un centro de costos porque ah\u00ed registramos nominas, servicios, gastos, etc. Pero al registrar las ventas los convertimos en centros de beneficio porque a los gastos y costos ahora los podemos comparar con las ventas e ingresos y la diferencia entre ambos ser\u00eda el beneficio o utilidad por cada tienda o almac\u00e9n lo que sumado a nivel empresa ser\u00eda el beneficio de la empresa por sus ventas vs. sus costos.<\/p>\n\n\n\n

Si hacemos el s\u00edmil con el cat\u00e1logo de cuentas, seria abrir una cuenta contable por cada tienda o almac\u00e9n e ir registrando los ingresos contra esas cuentas, l\u00f3gicamente se tendr\u00edan que abrir cuentas de gastos por cada una de esas tiendas o almacenes y finalmente las cuentas de compras y costos de venta por la misma raz\u00f3n, para poder analizar luego las cuentas sumando cada una por su tienda o almac\u00e9n.<\/p>\n\n\n\n

Si lo hacemos contablemente, se tendr\u00eda que crear una estructura similar a la siguiente:<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Pero resulta que debemos separar las devoluciones y descuentos entonces creceremos otras n-cuentas<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Ahora bien, para poder sacar las ventas seria sumar:<\/p>\n\n\n\n

“400-100-000″ – “400-200-000” – “400-300-000”<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\u00bfQu\u00e9 pasa si nos piden las ventas de la tienda 4?<\/p>\n\n\n\n

“400-100-003″ – “400-200-003” – “400-300-003”<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\u00bfY si nos piden la utilidad de la tienda 4?<\/p>\n\n\n\n

“400-100-003″ – “400-200-003” – “400-300-003” + “500-100-003” – “500-200-003” \u2013 “600-100-003”<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Entonces a la hora de \u201creportear\u201d se comienza a complicar el asunto.<\/p>\n\n\n\n

As\u00ed como se creo la sub subcuenta seria posible tener 999 tiendas, \u00bfqu\u00e9 pasa si tenemos mas tiendas?<\/p>\n\n\n\n

Ahora bien, aunque podemos tener muchas cuentas, se comienza a complicar si queremos ver adem\u00e1s las ventas por producto o tipo de producto o por tasa de IVA, tal vez podr\u00edamos poner la subcuenta como tienda y la sub subcuenta en el tercer nivel teniendo la posibilidad de tener 999 tiendas con 999 agrupaciones de productos.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Lo que nos da 998,001 posibles combinaciones de cuentas, un mundo.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfDar\u00eda resultado algo as\u00ed?<\/p>\n\n\n\n

Por supuesto, la prueba est\u00e1 en que muchas aplicaciones contables (y ERP\u00b4s) trabajan de esa manera.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfEs pr\u00e1ctico y manejable?<\/p>\n\n\n\n

Claro que si, solo requieres tener un control sobre las cuentas dadas de alta cada vez que requieres una, adecuar los reportes existentes en Excel y validar las sumas de cada una de las cuentas de mayor y subcuentas para poder cuadrar todo.<\/p>\n\n\n\n

Si tomamos en cuenta los centros de costos, digamos que la separaci\u00f3n por centro de costo a nivel cuenta contable quedar\u00eda totalmente descartado porque podemos crear los centros de costo con 10 caracteres en su c\u00f3digo de centro de costo y si son n\u00fameros, podr\u00edamos tener 9,999,999,999 centro de costos sin agregar una sola cuenta para eso.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfY los productos o grupos de productos?<\/p>\n\n\n\n

Pues igualmente podemos agruparlos de una manera acorde a las necesidades de reporteo de ventas y asignarla a la operaci\u00f3n de manera que no sea necesario separarlo en las cuentas tampoco.<\/p>\n\n\n\n

Por ejemplo, podemos usar la siguiente distribuci\u00f3n:<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Por ejemplo, al registrar una venta de productos, caer\u00eda contra la cuenta 40101, pero si usamos la dimensi\u00f3n por centro de costos\/beneficio<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Entonces la venta tendr\u00eda un \u201cmarcador\u201d de centro de costos 120001 para la venta de producto en la tienda Z2 Tienda 1 por lo que el asiento de la cuenta quedar\u00eda contra la cuenta 40101 con Ccostos 120001<\/p>\n\n\n\n

Si a eso le ponemos la dimensi\u00f3n producto, por ejemplo:<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Ahora bien, con esta dimensi\u00f3n seria un registro de la venta de producto (40101) con el CCostos (120001) y el producto vendido pertenece a la dimensi\u00f3n productos por lo que veremos la asignaci\u00f3n posiblemente a la 120502<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Para poder analizar tendr\u00edamos que elegir<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Quedando algo similar a<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Ahora bien, si queremos lograr un estado de resultados de una sola tienda, \u00bfC\u00f3mo se podr\u00eda hacer?<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Por ejemplo, en el filtro de centro de costos 1510 que corresponde a la zona de ventas 1<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Como se puede ver en al pantalla anterior, se muestra toda la operaci\u00f3n contable relacionada para una sola tienda o almac\u00e9n.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfY los productos?<\/p>\n\n\n\n

Veamos primero sin filtro<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Ahora aplicamos los filtros<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n
\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Y vemos el resultado<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Entonces, \u00bfcu\u00e1l ser\u00eda la configuraci\u00f3n optima de cuentas de ventas?<\/p>\n\n\n\n

A nivel de cuentas, la cantidad de cuentas puede ser pocas o muchas dependiendo de si se definen correctamente las dimensiones de centros de costos y productos; entonces tendr\u00edamos que crear Grupos de Negocio (Nacional) y Producto General (Productos) que aplique contra la cuenta 40101<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Y en la venta quedar\u00eda as\u00ed:<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Con lo que el registro contable se registrar\u00eda de la siguiente manera<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Como puede verse, la parte de costo de ventas est\u00e1 en dorado y con todo esto podr\u00edamos manejar el cat\u00e1logo de cuentas 5 (compras y costos) a pocas cuentas y finalmente, los gastos tambi\u00e9n funcionar\u00edan de la misma manera.<\/p>\n\n\n\n

Entonces las cuentas de ventas pueden ser pocas en el catalogo y tener mucha funcionalidad de an\u00e1lisis, por cierto, que pasa con las ventas intercompa\u00f1ias que se mencionaron previamente, \u00bfseria necesario alguna configuraci\u00f3n extra? <\/p>\n\n\n\n

si, se requerir\u00eda crear las cuentas de ventas intercompa\u00f1ias, lo mismo clientes intercompa\u00f1ias y los grupos de registro necesarios quedando el mismo pedido como sigue a continuaci\u00f3n:<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Como puede observarse en los recuadros rojos, la cuenta ahora es la 401100 que corresponde a Ventas al 16 IC Nales (InterCompa\u00f1ias Nacionales) pero las dimensiones siguen siendo validas (1510 y 1220) y la cuenta de clientes (recuadro verde) es la cuenta de clientes Intercompa\u00f1ia por ser parte relacionada.<\/p>\n\n\n\n

Entonces la base de configuraci\u00f3n deber\u00eda ser pensada en como queremos reportar las ventas tomando las dimensiones y grupos de productos.<\/p>\n\n\n\n

Finalmente establezcamos algunos temas.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfSe requiere un catalogo de cuentas muy grande? No, puede tener lo necesario acorde a las capacidades de an\u00e1lisis en base a dimensiones de centros de costo.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfSe requiere abrir todas las cuentas por centro de costos? No, puede tener lo necesario acorde a las capacidades de an\u00e1lisis en base a dimensiones de centros de costo.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfDeber\u00edamos abrir las cuentas de ingresos o ventas por todos los tipos de ventas o productos? No, puede tener lo necesario acorde a las capacidades de an\u00e1lisis en base a dimensiones de productos.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfLas dimensiones podr\u00edan ser algo como el segundo nivel de cuentas? Estoy entendiendo eso, \u00bfes correcta esa apreciaci\u00f3n? la respuesta es si, podr\u00edamos darle esa aproximaci\u00f3n a las dimensiones globales 1 y 2 porque quedan registradas en TODOS los movimientos que generen un asiento contable.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfSe pueden modificar dimensiones despu\u00e9s de que las haya utilizado? Si, sin embargo, el tiempo de aplicaci\u00f3n del cambio puede ser largo o corto en funci\u00f3n a la cantidad de registros a actualizar.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfQue pasa si me equivoco en un documento al asignar el centro de costos? supongo que quedar\u00eda mal registrado el asiento contable \u00bfes posible corregirlo? SI, existe la posibilidad de corregir un error mediante la correcci\u00f3n de dimensiones que es una funcionalidad est\u00e1ndar del sistema.<\/p>\n\n\n\n

Como en cualquier otro tema de Business Central (y cualquier ERP), el \u00e9xito de la implementaci\u00f3n depende de muchos factores, tanto t\u00e9cnicos como humanos; la configuraci\u00f3n contable es una de las tareas mas importantes del proyecto, si no hay un intento de entendimiento por parte de los usuarios contadores de como pueden manejarse las cosas y solo se desea repetir en el ERP las mismas configuraciones y el mismo modelo de trabajo de la aplicaci\u00f3n o proceso existente, el resultado ser\u00e1 tener una nueva herramienta que funciona exactamente igual a la antigua, con sus mismas carencias y problemas actuales, sin ninguna mejora o cambio, y lo mas importante, la empresa pagar\u00e1 para obtener lo mismo.<\/p>\n\n\n\n

Lo mismo aplica para un consultor que no presenta las opciones disponibles, cuales son las ventajas y desventajas de un modelo u otro o que no se capacita en las diferentes opciones disponibles en el ERP.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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