{"id":551,"date":"2023-06-15T21:04:22","date_gmt":"2023-06-16T03:04:22","guid":{"rendered":"https:\/\/fbedolla.com\/?p=551"},"modified":"2023-06-15T21:04:24","modified_gmt":"2023-06-16T03:04:24","slug":"business-central-implementacion-definiciones-iniciales-contables-02","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/fbedolla.com\/index.php\/2023\/06\/15\/business-central-implementacion-definiciones-iniciales-contables-02\/","title":{"rendered":"Business Central Implementaci\u00f3n \u2013 Definiciones iniciales contables 02"},"content":{"rendered":"\n

En el post anterior vimos una introducci\u00f3n a la configuraci\u00f3n contable de negocios y de productos, as\u00ed como lo relacionado bancos y como o porque configurarlos de cierta manera, en este post, seguiremos con la tem\u00e1tica del cat\u00e1logo de cuentas e ideas de c\u00f3mo se debe configurar.<\/p>\n\n\n\n

Siguiendo la estructura de cat\u00e1logo, seguimos en los activos y acorde a una estructura b\u00e1sica, es el momento de hablar de cuentas por cobrar.<\/p>\n\n\n\n

Primero definamos que son las cuentas por cobrar en Business Central.<\/p>\n\n\n\n

Business Central tiene un \u201cmodulo\u201d que controla el resultado de las operaciones de ventas acumulando el total de documentos de venta que pueden ser facturas, notas de cr\u00e9dito, pagos, etc.<\/p>\n\n\n\n

Cada una de estas operaciones al ser registrada, realiza operaciones de registro contable las cuales se agrupan en el cat\u00e1logo en las cuentas correspondientes.<\/p>\n\n\n\n

En el ejemplo del cat\u00e1logo del SAT podemos ver que se manejan 4 cuentas inicialmente para el control de clientes y adem\u00e1s agregan cuentas y documentos por cobrar a corto plazo.<\/p>\n\n\n\n

Si lo vemos desde un punto de vista practico sin entrar mucho a la teor\u00eda de contabilidad, podr\u00edamos decir que se esta duplicando dichas cuentas en el cat\u00e1logo para efectos de Business central.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

En el sistema se deber\u00e1 configurar los \u201cGrupos Contables de Cliente\u201d lo que nos permite dirigir el asiento contable a la cuenta deseada. En el caso del SAT tenemos 4 agrupadores, si son nacionales o extranjeros ser\u00eda la primera divisi\u00f3n y si son empresas de un mismo grupo (intercompa\u00f1\u00edas) ser\u00eda la segunda divisi\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

A veces se dividen los clientes en funci\u00f3n al tipo de cliente, mayorista, detallista, gobierno, etc., esto podr\u00eda definirse como una cuenta contable en el cat\u00e1logo de cuentas al modo antiguo donde se abr\u00eda una cuenta por cada tipo de cliente e incluso por cada cliente llegando a ver agrupaciones contables por letra inicial del cliente y esquemas de cuentas de 4-4-4 o 4-3-4 para poder acumular todas esas cuentas.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfCu\u00e1l es la mejor opci\u00f3n de configuraci\u00f3n?<\/p>\n\n\n\n

Bueno, tomando en cuenta que el tipo de cliente puede ser una dimensi\u00f3n, no seria necesario abrir tanto el cat\u00e1logo para este punto ya que al asignar a cada cliente su dimensi\u00f3n permitir\u00eda analizar la cuenta de clientes por cada dimensi\u00f3n de cliente y saber cuanto vendiste por cada tipo de cliente.<\/p>\n\n\n\n

Ahora bien, \u00bfqu\u00e9 son los grupos contables de cliente?<\/p>\n\n\n\n

Vamos a definirlo de esta manera, un grupo contable de cliente nos ayuda a mandar a una cuenta contable el total de un documento de venta (factura de venta o nota de cr\u00e9dito) as\u00ed como su pago para sumar ah\u00ed los saldos de los documentos de todos los clientes registrados con ese grupo a la cuenta contable definida.<\/p>\n\n\n\n

Por ejemplo, si creo un grupo de clientes \u201cnacionales\u201d y defino la cuenta contable 105.01 (acorde al catalogo del SAT) cualquier documento de venta registrar\u00e1 en esa cuenta el total de la venta; sin embargo, si el cliente es extranjero, igual registrar\u00e1 el total de la venta, pero ahora en la cuenta 105.02, a continuaci\u00f3n, veamos como quedar\u00eda con un cat\u00e1logo de cuentas<\/p>\n\n\n\n

C\u00f3digo<\/td>Descripci\u00f3n<\/td>Cta. clientes<\/td><\/tr>
EXTRANJEROS<\/td>Clientes Extranjeros<\/td>1050200<\/td><\/tr>
IC EXTRANJEROS<\/td>Intercompa\u00f1ia Extranjeros<\/td>1050400<\/td><\/tr>
IC NACIONALES<\/td>Intercompa\u00f1ia Nacionales<\/td>1050300<\/td><\/tr>
NACIONALES<\/td>Clientes Nacionales<\/td>1050100<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n

Con la configuraci\u00f3n anterior podemos segmentar nuestras operaciones con clientes asign\u00e1ndoles cualquiera de los 4 grupos y entonces sus operaciones se registran en las cuentas listadas.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfPodr\u00edamos crear ah\u00ed un grupo que se llame deudores o uno que se llame empleados y funcionarios? La respuesta es que si podemos si queremos controlar las ventas a esos empleados en una cuenta separada de los clientes normales.<\/p>\n\n\n\n

Algo que nos ayuda esta agrupaci\u00f3n es que cuando operamos con compa\u00f1\u00edas hermanas, las deudas de las empresas del grupo se registraran en las cuentas de intercompa\u00f1\u00edas separando as\u00ed esas operaciones de las que no son con empresas del grupo y esto ayudara enormemente en la consolidaci\u00f3n contable.<\/p>\n\n\n\n

Entonces, \u00bfdeber\u00edamos de crear muchas o pocas cuentas de clientes?<\/p>\n\n\n\n

La respuesta es, se deber\u00e1n crear tantas cuentas como grupos contables de clientes queramos controlar sin exagerar en la segmentaci\u00f3n de clientes (tipo) que puede ser controlado por dimensiones.<\/p>\n\n\n\n

Si vende en varias divisas, \u00bfDeber\u00edamos crear una cuenta de clientes extranjeros por cada divisa y as\u00ed controlar el saldo por divisa?<\/p>\n\n\n\n

Pensemos en que a un cliente americano le vendo en USD, a uno canadiense, en CAD, cualquier cliente europeo que no sea ingl\u00e9s o suizo podr\u00edamos crear uno para EUR y as\u00ed, pero recordemos que la contabilidad se lleva en divisa local, por lo que el registro contable estar\u00e1 en divisa local al tipo de cambio registrado en la operaci\u00f3n. A eso sumemos que la divisa se guarda en los movimientos de cliente.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfValdr\u00eda la pena hacer esos grupos? Seria decisi\u00f3n del contador, pero esto implicar\u00eda que al vender a un cliente europeo en USD se deber\u00eda cambiar el grupo contable de cliente ANTES de crear el pedido o factura de venta para que se registrara en la cuenta que se busca, esto complicar\u00eda la operaci\u00f3n diaria y causar\u00eda errores.<\/p>\n\n\n\n

Pero si quiero saber el saldo de clientes por divisa, \u00bfd\u00f3nde lo puedo obtener?<\/p>\n\n\n\n

En movimientos de cliente, se muestran los documentos con su divisa, valor en divisa y en divisa local.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Y con las nuevas capacidades de an\u00e1lisis podemos hacer lo siguiente:<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Entonces no es necesario complicar la operaci\u00f3n ni crear grupos por divisa porque la informaci\u00f3n se encuentra al alcance del usuario.<\/p>\n\n\n\n

Si analizamos el flujo de registro veremos lo siguiente:<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

El flujo en flechas de color negro es el correspondiente a cliente y los otros son generados en la misma venta. L\u00f3gicamente en la parte final de cuentas por cobrar, se ir\u00eda a la cuenta nacional, extranjero o IC.<\/p>\n\n\n\n

Ahora bien, parte de los registros de clientes tienen que ver con si es nacional o extranjero, con el producto as\u00ed que pasemos a la parte de inventarios.<\/p>\n\n\n\n

La siguiente secci\u00f3n interesante de los cat\u00e1logos de cuentas para inventarios<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

En primer lugar debemos de entender que en el catalogo del SAT se incluyen opciones que pueden servir para empresas comercializadoras como las cuentas de inventario, mercanc\u00edas en transito, mercanc\u00edas en poder de terceros; o para una empresa que fabrica con la separaci\u00f3n de materias primas, producci\u00f3n en proceso y terminados.<\/p>\n\n\n\n

Entonces nuestro primer punto a analizar es, \u00bfcompran y venden? \u00bftransforman? \u00bfmanejan consignaciones? <\/p>\n\n\n\n

Antiguamente los contadores creaban cuentas para registrar ah\u00ed los movimientos de inventario por cada tipo (Materias primas, terminados, productos, etc.) o por almac\u00e9n (almac\u00e9n 1…almac\u00e9n n), por marca, por una combinaci\u00f3n de lo anterior o alguna esot\u00e9rica raz\u00f3n que solo podr\u00eda se explicada por los Illuminati, de ah\u00ed la gran cantidad de d\u00edgitos y agrupaciones de cuentas que crearon como una m\u00edstica cabal\u00edstica que solo podr\u00edan interpretar los iniciados.<\/p>\n\n\n\n

Ahora bien, \u00bfcomo funciona esto?<\/p>\n\n\n\n

Como primer paso deberemos de definir nuestros almacenes en el sistema, estos pueden ser almacenes b\u00e1sicos, con env\u00edo, recepci\u00f3n, ubicaci\u00f3n, etc. <\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Luego tenemos que agrupar de una manera l\u00f3gica para el negocio los productos en funci\u00f3n al tipo de empresa, tipo de producto, etc. Yo uso la siguiente agrupaci\u00f3n base para mis demos<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Esta agrupaci\u00f3n me permite cubrir casi toda la gama de productos que una empresa puede vender o fabricar. lo siguiente es definir la configuraci\u00f3n de registro de inventario.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Co podemos ver, esta tabla es la uni\u00f3n entre el tipo de producto, el almac\u00e9n y la cuenta donde pondremos los registros contables<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Entonces, cuando se adquieren productos que se van a comercializar, el registro aplicar\u00eda contra la cuenta 1150100, si compramos materias primas y queremos que tenga su propia cuenta, seria contra la 1150200 y as\u00ed.<\/p>\n\n\n\n

La cuenta de Mercanc\u00edas en tr\u00e1nsito es para la siguiente situaci\u00f3n, cuando recibimos la mercanc\u00eda pero no tenemos aun la factura de compra, entonces se registra el costo esperado (valor de la mercanc\u00eda recibida como aparece en la orden de compra) como una provisi\u00f3n de costo en espera de la factura final, cuando esta factura se registra, se cancela el monto de la cuenta de mercanc\u00eda en transito y se carga en la cuenta correspondiente de inventario final (materias primas, productos, etc.).<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Algo importante es que para configurar correctamente esto y posteriormente poder analizar las cuentas de inventario por saldo por almac\u00e9n es utilizar los centros de costo y asignar esos centros de costos por cada almac\u00e9n creado.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Y con esa configuraci\u00f3n podemos crear o analizar <\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Obteniendo lo siguiente:<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Entonces, \u00bfcuantas cuentas de inventario se requieres para poder controlar los inventarios?<\/p>\n\n\n\n

Pensemos que solo tenemos un almac\u00e9n y que solo comercializamos productos, se podria trabajar con solo una cuenta. <\/p>\n\n\n\n

\u00bfC\u00f3mo analizamos el valor del inventario por tipo de producto?<\/p>\n\n\n\n

Para eso podemos utilizar las dimensiones de producto.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfSer\u00eda conveniente crear una cuenta por cada almac\u00e9n que tenga f\u00edsicamente? <\/p>\n\n\n\n

Si no se manejan centros de costo que puedan ser utilizados como se muestra, podr\u00eda convenir hacerlo aunque pensar que una empresa que no maneje centros de costo\/beneficio en esta \u00e9poca es algo dif\u00edcil debido a que ya casi todo mundo separa sus costos\/gastos\/ingresos de alguna manera.<\/p>\n\n\n\n

En mi empresa manejamos las cuentas de inventario por marca o tipo de producto, por ejemplo, se comercializan motores marca A y motores marca B, \u00bfseria posible mantener ese manejo?<\/p>\n\n\n\n

Por supuesto que se puede lograr, simplemente se crean las 2 cuentas de inventario, se crean dos grupos de producto, se crean las configuraciones y el sistema proceder\u00e1 a registrar los asientos con esa base, claro que se estar\u00e1 desperdiciando el uso de dimensiones y complicando las configuraciones (ejemplo real, proyecto con n<\/strong> cantidad de configuraciones por querer mantener su forma de trabajo sin tratar siquiera de entender o aprovechar las mejoras que puede ofrecer el ERP<\/em>).<\/p>\n\n\n\n

Pues hasta aqu\u00ed este segundo post de este segundo branch de implementaci\u00f3n, en el siguiente hablar\u00e9 de los grupos de proveedor. <\/p>\n\n\n\n

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En el post anterior vimos una introducci\u00f3n a la configuraci\u00f3n contable de negocios y de productos, as\u00ed como lo relacionado bancos y como o porque configurarlos de cierta manera, en este post, seguiremos con la tem\u00e1tica del cat\u00e1logo de cuentas e ideas de c\u00f3mo se debe configurar. Siguiendo la estructura de cat\u00e1logo, seguimos en los […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"footnotes":""},"categories":[2,12],"tags":[],"class_list":["post-551","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-general","category-implementacion"],"aioseo_notices":[],"jetpack_featured_media_url":"","jetpack_sharing_enabled":true,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/fbedolla.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/551","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/fbedolla.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/fbedolla.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/fbedolla.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/fbedolla.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=551"}],"version-history":[{"count":6,"href":"https:\/\/fbedolla.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/551\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":571,"href":"https:\/\/fbedolla.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/551\/revisions\/571"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/fbedolla.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=551"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/fbedolla.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=551"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/fbedolla.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=551"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}